红杏教你如何写一篇好的报告

报告,红杏认为是一种沟通的方式,特别是多数用于下级对上级,通过描述,让阅读或者听取的人,可以了解来由,清晰相关内容,并能根据报告中的建议,需要达成的目的等给予结论性的判定,会议通过,会签启动和批准相关事宜。

报告没有定式,与自己的写作水平有相关度,但更与一个人的思维模式,思考的系统性有关系,所谓仁者见仁智者见智。一份好的报告应该简明扼要,脉络清晰,能实现报告的功效,能让签署和聆听人员得到必要准确的信息。因此将分为word文档提交模式和PPT汇报两种情况阐述。

红杏教写WORD要领:

建议:以下内容通过自己的练习,会简化成一种模式,也就是大家能通过报告,看出出自谁人之手,慢慢形成一种风格。

①写报告前,要明确报告的使用范围,谁来会签,提交给谁。这样才可以在编制报告时做到心中有数。

②要明确写报告的目的,比如接收报告的人只是想了解某件事的经过,那就可以描述清楚即可;有的是需要让领导对方案性给予评价,那就建议采取几个方案,优势劣势的对比形式,并给出自己的建议和倾向,领导抉择;或者是需要批准认可某件事,那要让会签者了解详细,并了解批准后带来的金额,资源等方面的需求、紧迫度及带来的结果(成果)。目的清楚,侧重面也就清楚啦。

③在前期时,建议写之前要养成草写提纲的习惯,便于理顺报告的层次,有目的性的收集相关素材丰富报告。

④在写报告时,请不要强加自己的主管意志,比如不要人为建立大家都知道此事这样的观念,报告要时间地点人物等所谓的写作三要素描述清晰,要让不同的人通过报告都清楚事情的来龙去脉,都可以给予领导层次的判定和指导。

⑤要善于用关键词,这样对于阅读人来讲可以快速识别关注的信息,可以有重点的了解,比如评审时间/评审名称/评审人等等,个人认为忌讳长篇幅中去获得信息的方式,使报告一目了然。

⑥要忌讳使用白话词语,比如噶哈去,可以用出行目的来描述,同样的一件事,不同的描述方式,会带来不同的听者效应,特别是在评审报告中尤为突出。

⑦在报告中要讲究文档的版面,首行缩进,适当断句,字体统一,标题突出,就像现在只是一个简单的沟通,固有的习惯也会让自己去将整体版面有个清晰的策划,不会杂乱无章。习惯的养成风格的形成很重要,就像颜值会在任何场合起到它应有的作用一样。

⑧脉络和系统思维很重要,要逐渐练习思考问题的方式,建立扩展性思维的能力,要掌握层层深入,思维导向加强,让看或听报告的人跟着你的思维走。

⑨应该多练习,尤其对于文笔欠佳的人,反复的修改报告,和别人的沟通,获得有效的建议和修改是快速提升的一种方式。

⑩报告编写有灵活性,不会一成不变,关键在于前几点的把握,通过自己落笔动手增加自己的能力。不要怕写不好而畏惧写,它不同于写作,需要华丽的词语,优美的语句,而是需要一种分析应对的能力,思考问题的方式很重要,会通过不断的积累得到改善和提高的。

红杏教写PPT要领:

①整体与前者方式一致,只是要更好地利用软件的特点,提高整体的感官效果。可以通过图表、图片等方式进行修饰,增加直观性,记忆性,美观性。

②在word报告中的关键词在PPT中有了很好的用武之地,能凸现它的作用,增加层次感,可以通过字体加重,字号变化等来丰富突出作用。

③忌讳在PPT中出现大段的,全篇幅的语言描述,要通过提炼、分解成小点的方式化繁为简。

④整体版面要掌握色彩的运用,尽量选用庄重的颜色,因为应用的场合是办公,注意不能在整张报告中出现多颜色混搭,应尽量色系相同,应尽量控制在三个以内。

⑤要考虑整体的版面布局,不可以出现在一张PPT中只占版面的小部分,可以通过行间距调整,图片与文本框的对齐,图片位置的调整,分栏等多种方式进行。

⑥同一层次的标题字号大小,字体需统一,注意随着标题条款的层层分解变换字号,增加主次和隶属关系。

红杏在这里告诉你:word和PPT往往会配合运用,一个作为手持稿,并作为素材做PPT,那后者更精炼,避免念稿和全篇复制。

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